檔案管理的保存維護得注意什麼？各種檔案媒體、庫房溫濕度有什麼標準？
你知道嗎？史前時代是指文字出現之前的時代！文字的出現是文明的重要特徵、分界外，更重要的是文字被發明後的記事、教育傳承、遠距溝通的功能，但古時候這些文字都被記載在一些容易腐敗、不易保存的器物、材料上，因此失落不少知識、歷史。
拜現代科技的發展，現代記事的媒體除了文字之外更多了聲音、影片、數據…等資料，資料越來越龐大，保存維護更顯得其重要性，因此先進國家紛紛開始組織、推動檔案、文件…等世界遺產標準化的永續保存及開放應用，台灣也於91年正式公告實行檔案法，將政府機關檔案管理工作納入法律規範，並成立檔案中央主管機關「國家發展委員會檔案管理局」，簡稱檔案局。
檔案局已訂定「檔案管理評鑑」分級評鑑機制：各機關除了必須每年線上填報自評，上級主管機關每3年或6年得實地考評10個以上所屬機關，檔案局還會每十年一次定期抽查辦理各級機關檔案管理評鑑，評鑑總分85分以上3年內可免予評鑑。
收藏家 台灣防潮科技，提供以下多元整合規劃，可協助各級機關建立「檔案保存與維護」項目，確保國家檔案安全性與完整性。
我們實例中：國家檔案局、司法官學院、土銀、台電、宜蘭文化局、國家電影中心…等委由我們協助，檔案室庫房、分區分類保存的溫濕度規劃設置或改善。
各級機關檔案保存與維護最常面臨的是什麼？
依據「檔案庫房設施基準」規定，各類檔案須依下表存放於穩定之溫濕度環境
檔案庫房溫濕度標準表
| 檔案類別 | 國家檔案 | 機關檔案 | |||
| 檔案媒體類型 | 溫度 | 相對濕度 | 溫度 | 相對濕度 | |
| 紙質類 | 紙質（paper） | 21℃ ±1℃ | 45% ±5% | 27℃以下 | 60%以下 |
| 攝影類 | 黑白照片（black-and-white photographs） 底片（negatives） 幻燈片（slides） | 18℃ ±1℃ | 35% ±3% | 20℃ ±2℃ | 50% ±5% |
| 彩色影片（color motion film） 彩色照片（color photographs） | -4℃ ±1℃ | 30% ±3% | |||
微縮片（microforms） | 18℃ ±1℃ | 30% ±3% | |||
| 其他攝影類檔案媒體 | |||||
| 錄影(音) 帶類 | 錄音帶（audio tape） 錄影帶（video tape） | 18℃ ±2℃ | 35% ±5% | ||
| 電子媒體類 | 磁片（diskette） 磁帶（magnetic tape） 光碟片（optical media） | ||||
| 其他電子媒體類檔案媒體 | |||||
註：各機關具有永久保存價值之檔案得比照國家檔案保存之溫度及相對溼度標準。
▍▏分區分類保管：分區設置保管空間或分別配置保管設備，若需要特殊保存條件之檔案數量較少時，則宜採用防潮櫃並搭配恆溫環境保存。
解決：小空間得兼顧各種檔案媒體不同溫濕度保存條件，並得注意節能減碳的任務。
▍▏檔案室、檔案庫房：應規劃設置恆溫恆濕空調設備，以維持各媒體類型檔案保存的環境條件。
感謝各領域客戶的檔案文物、武器、原物料、精密製程…等，諮詢採用 台灣防潮科技的恆溫恆濕、低溫低濕空調工程規劃。
解決：現有檔案室、檔案庫房的空調設備在恆溫恆濕要求下還得得兼顧換氣、清淨造成的濕度不穩定，又耗能的問題。
▍▏應用空間：空調設備系統設計時應考慮室內人員變動大之空間，應以CO2濃度控制外氣取入量，應用空間之溫濕度建議為溫度 25±1℃、相對濕度 55±5%RH，若展覽空間之空調設備無法達成前項環境需求時，可依不同檔案媒體類型分別提供恆溫恆濕展櫃以維持特定溫濕度。
解決：要兼顧空氣品質又要穩定溫濕度，不同媒體檔案還有不同溫濕度條件，並得兼顧節能減碳目標！
▍▏入庫管理：作業原則，檔案入庫前，需先進行除蟲或殺菌，以避免蟲菌滋生或相互感染。
解決：檔案室、檔案庫房各類檔案入庫前，低溫、燻蒸法除蟲、殺菌費時又耗電，前置作業麻煩還有空氣污染問題！
▍▏保護維護：檔案保存，應妥善採取防光、防熱、防潮、防蟲菌及防污染等措施，避免導致檔案之受損。攝影類檔案「醋酸症」，電影片宜採用膠片清潔劑，擦拭去除表面塑化劑結晶或酸液，並經過至少 1 天抽氣釋酸後，併同分子篩放入密閉性較佳的鋁箔包裝袋，抽真空封裝，再另外放置隔離，避免繼續劣化或交互污染其他電影片。
解決：解決醋酸症現有的活性炭、分子篩…等過濾吸附方式效率差，逐漸飽和時效率更會遞減，又是耗材無法循環使用。
▍▏節能減碳：台灣正推動2050年淨零排放目標，行政院頒佈的「政府機關及學校用電效率管理計畫」正逐年提升用電效率的目標，且建立每年度成效考評機制。具恆溫恆溼系統之庫房等高耗能場所需加裝獨立電表，以記錄並控管其用電情形。
十坪大空間如果採用分離式冷氣，能耗 7.2KW / hr，24小時開啟，一年最高耗電63,072度。
① 冷氣如果不是使用分離式冷氣，而是中央空調，年耗電量會更高。
② 冷氣除濕功能無法達到「穩定 ±5%」50％RH的相對濕度條件。
③ 增加傳統或商用除濕機無法達到「穩定 ±3%」30~40％RH低濕條件，還會增加幾百瓦的能耗與設備維護費用。
您有檔案管理的保存與維護的環境控制問題嗎？
不管是檔案室、檔案庫房整體規劃，或是改善溫濕度不穩定，或想解決外氣空污、室內污染吸附過濾等問題，歡迎洽詢我們專業服務團隊，亦歡迎機電、空調、室內設計業者洽詢合作。
檔案文物的永續保存及促進開放應用，有賴我們一起盡一份心力。
國家、機關檔案管理作業手冊中明訂，檔案管理的整理與保存維護：（以下摘錄檔案保存與維護部分項目）
第三章 典藏空間建置
建置原則1：檔案庫房之設置涉及諸多專業技術，如結構載重之評估及計算、恆溫恆濕空調系統之設置、消防安全設備之設置，以及裝修設計與建材之選用等事項，依據相關法令規定，均需建築師或專業技師簽證及依法定期查驗，故於建置檔案庫房時，應適時依實際需求，諮詢相關專業人員尋求指導及建議。
分區設置保管空間或分別配置保管設備
1. 檔案庫房應依紙質、攝影、錄影(音)帶及電子媒體等檔案 媒體類型，分區設置保管空間或分別配置保管設備。
2. 若採分區保存方式，宜將保存條件接近之檔案媒體區域毗鄰設置，以節省成本；若需要特殊保存條件之檔案數量較少時，則宜採用防潮櫃並搭配恆溫環境保存之。
採行環境控制設備
1. 空氣調節與清淨設備
(1) 依據「檔案庫房設施基準」規定，各類檔案須存放於適合穩定之溫濕度環境，其規定詳如表 3-1。
(2) 檔案庫房應設置恆溫恆濕空調設備，以維持各媒體類型檔案之保存環境條件，並採用節能機組與相關設計 (如採用變頻變流機組、廢熱回收利用等)。
(3) 檔案庫房換氣次數宜為每小時 4 次以上。另應於空調風管內加設各式濾材(如前置濾材、中級濾材及 HEPA 濾材)，以確保空氣清淨。
(4) 為維持庫房環境穩定，宜設置 2 套空氣調節設備，交替運轉，以延長設備壽命。定期保養或故障維修時，提供備援之用。系統應設置自動切換之設備，並具切換為手動之功能。
(5) 空調系統應連接所在建築物機電系統之緊急電源，或另外設置獨立之緊急發電機及切換系統，俾使電力供應異常時仍可維持庫房內之恆溫恆濕環境。
國家檔案整理作業空間，設備配置需求：修護空間應視實際需要配置下列設備：
(1) 修裱作業區相關設備（裱褙桌、紙漿補洞機、RO 逆滲透純水設備、洗槽台、光桌、裱褙桌、電冰箱、紙類壓平機、高壓滅菌鍋、電動鑚孔機、修護用吸塵器、空氣式膠帶清除筆、溫控式小平頭燙斗、大型洗槽、 曬板櫃、紙牆、修護用紙掛架、置物櫃、真空抽氣桌、排氣櫃、修護用立式燈具、萬向抽氣罩、超音波加溼器、蒸氣筆、大型裁紙板刀、防潮櫃、辦公桌椅、電腦、翻轉式相機及翻拍機（架）等）。
(2) 修護實作區相關設備（裱褙桌、壓克力展示面板等）。
(3) 理化實驗區相關設備（實體顯微鏡、照明放大鏡、紙張厚度測試儀、色差儀、恆溫恆濕箱、紙張劣化烘箱、紙張耐摺度儀、紙張拉力儀、撕裂強度試驗機、加熱器、電子天平、紙水分計、PH 值測試儀、真空冷凍乾燥機、封邊機、藥品櫃及試管玻璃耗材等）。
第四章 應用空間建置
空調
- 應用空間之空調設備系統設計時應考慮室內人員變動大之空間，應以CO2 濃度控制外氣取入量。
- 積極考慮設置全熱交換器以減少外氣負荷。
- 外氣導入應有除塵裝置。
- 展覽物品更換移動時宜可停止外氣取入之裝置。
- 應用空間之溫濕度建議為溫度 25±1℃度、相對濕度 55±5%RH。
- 展覽空間若辦理檔案原件展示時，可視展出檔案媒體類型及檔案保存需要，將環境空調調整至溫度 20±5℃度、相對溼度 55±5%RH。
- 若展覽空間之空調設備無法達成前項環境需求時，可依不同檔案媒體類型分別提供恆溫恆濕展櫃以維持特定溫溼度，各類型檔案媒體所需環境溫溼度詳見第三章國家檔案庫房建置，表 3-1 國家檔案庫房溫溼度標準表。
第六章 入庫管理
作業原則1：檔案入庫前，需先進行除蟲或殺菌，以避免蟲菌滋生或相互感染。
第十章 保護維護
檔案之保存，應妥善採取防光、防熱、防潮、防蟲菌及防污染等措施，避免導致檔案之受損。
攝影類檔案 醋酸症
電影片宜採用膠片清潔劑，擦拭去除表面塑化劑結晶 或酸液，並經過至少 1 天抽氣釋酸後，併同分子篩放入密閉性較佳的鋁箔包裝袋，抽真空封裝，再另外放置隔離，避免繼續劣化或交互污染其他電影片。另，分子篩應定期更換。
檔案管理局- 各種檔案媒體的保存與維護介紹